Dernière mise à jour : 23 octobre 2026.
Pour préparer un bail notarié ou une démarche administrative, vous nous confiez des informations sur vous, sur votre bien et souvent sur votre locataire : pièces d’identité, titre de propriété, diagnostics, parfois des justificatifs de revenus. Cette page explique ce que nous en faisons, qui y accède et combien de temps nous les gardons.
Responsable du traitement
SESADOC, société par actions simplifiée au capital de 100 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Évry sous le numéro 130 361 900, siège social 15 rue Vaubien, 91400 Orsay. Contact : contact@sesadoc.com.
Ce que nous collectons
- Vos coordonnées : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, téléphone.
- Données d’entreprise, si vous commandez pour une société ou si le bail est commercial ou professionnel : dénomination, SIREN, numéro de TVA, adresse de facturation.
- Informations sur le bail : adresse et description du bien, type de bail, durée, loyer, charges, dépôt de garantie, identité du ou des locataires et, le cas échéant, de la caution.
- Les pièces que vous transmettez : pièces d’identité, titre de propriété, diagnostics techniques, statuts et extrait Kbis, justificatifs de revenus ou de domicile du locataire. Elles peuvent contenir des informations sur votre situation familiale ou patrimoniale.
- Preuves de votre acceptation : date et heure de chaque case cochée, adresse IP, version des conditions générales en vigueur.
- Données de paiement : montant, date, référence de la transaction. Nous ne recevons ni ne conservons vos coordonnées bancaires.
- Vos échanges avec nous : courriels, messages WhatsApp, appels (sans enregistrement).
- Données techniques minimales : journaux du serveur, à des fins de sécurité.
Données concernant votre locataire ou un tiers
Un bail concerne au moins deux parties. Lorsque vous nous transmettez des informations sur votre locataire, sa caution ou un autre tiers, nous les traitons pour les seuls besoins de l’acte. Merci de prévenir les personnes concernées : cette page leur est également destinée, et elles disposent des mêmes droits que vous.
Nous ne demandons que les pièces utiles à l’acte. Ne nous transmettez jamais d’informations sur l’origine, la santé, les opinions ou la vie privée de votre locataire : elles ne servent pas à établir un bail.
Pourquoi, et sur quelle base
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Constituer et vérifier votre dossier, puis le transmettre au notaire | Exécution du contrat, ou mesures précontractuelles à votre demande |
| Répondre à vos questions par courriel, téléphone ou WhatsApp | Mesures précontractuelles à votre demande, ou intérêt légitime |
| Reprendre un dossier transmis par Easeydoc, à votre demande | Exécution du contrat, après votre clic sur le lien de reprise |
| Conserver la preuve de votre acceptation des conditions générales | Intérêt légitime : pouvoir établir les termes convenus en cas de litige |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale |
| Sécurité du site et prévention de la fraude | Intérêt légitime |
Nous proposons WhatsApp pour les questions rapides : comprendre le service, connaître les pièces à prévoir, suivre l’avancement. Ce canal est facultatif ; le formulaire de contact et le courriel restent toujours disponibles.
N’envoyez aucune pièce par WhatsApp : ni pièce d’identité, ni titre de propriété, ni justificatif de revenus. Les pièces passent uniquement par le dépôt sécurisé de votre commande. Si vous nous en adressez malgré tout, nous ne les utilisons pas, nous les supprimons de la conversation et nous vous invitons à les déposer dans votre espace.
Lorsque vous nous écrivez sur WhatsApp, nous recevons votre numéro de téléphone, le nom de votre profil et le contenu de vos messages. WhatsApp est un service de WhatsApp Ireland Limited, société du groupe Meta, qui traite ces données pour son propre compte, selon sa propre politique de confidentialité, et peut les transférer hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis dans le cadre du Data Privacy Framework. Les messages sont chiffrés de bout en bout.
Nous effaçons nos conversations WhatsApp au plus tard 3 mois après la dernière réponse ; une information utile à votre dossier est reportée dans celui-ci, et seule cette copie est conservée. Nous n’utilisons jamais votre numéro pour de la prospection.
Reprise d’un dossier Easeydoc
Easeydoc est une société distincte qui peut vous orienter vers nous. Votre dossier ne nous est transmis qu’au moment où vous cliquez sur le lien de reprise reçu par courriel. Nous récupérons alors vos coordonnées, votre demande et vos pièces ; Easeydoc supprime ensuite ses copies. Avant ce clic, nous ne recevons aucune donnée vous concernant.
Analyse automatisée des pièces
Pour accélérer le contrôle, certaines pièces peuvent faire l’objet d’une première lecture automatisée (nature du document, lisibilité, date de validité), au moyen d’un modèle d’intelligence artificielle fourni par un prestataire qui agit en qualité de sous-traitant. Le contrat qui nous lie à ce prestataire lui interdit d’utiliser vos données à d’autres fins, notamment pour entraîner ses modèles. Lorsqu’il est établi hors de l’Union européenne, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Son identité vous est communiquée sur simple demande.
Cette lecture ne produit jamais seule une décision vous concernant : chaque dossier est vérifié par une personne de notre équipe.
Qui accède à vos données
- Notre équipe, limitée aux personnes qui traitent votre dossier.
- Le notaire partenaire qui établit l’acte. Il accède aux pièces nécessaires à travers un espace dédié et devient responsable de son propre traitement : l’acte authentique et ses annexes relèvent de ses obligations professionnelles de conservation.
- Stripe, pour le paiement, effectué sur son infrastructure.
- OVH SAS, notre hébergeur et notre fournisseur de messagerie, dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne.
- WhatsApp (Meta), uniquement si vous choisissez ce canal.
- Le prestataire d’analyse automatisée décrit ci-dessus.
Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos données. Aucune donnée n’est transmise à des fins publicitaires.
Combien de temps nous les conservons
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Copies numériques des pièces déposées | 30 jours après la clôture du dossier, puis suppression |
| Conversations WhatsApp | 3 mois au plus après la dernière réponse |
| Données de commande et de suivi | 3 ans à compter du dernier contact |
| Preuves d’acceptation des conditions générales, dont l’adresse IP | 5 ans, durée de prescription des actions contractuelles |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation légale) |
| Journaux techniques | 12 mois |
L’acte notarié lui-même est conservé par le notaire, selon les règles de sa profession, et non par Sésadoc.
Sécurité
Le site est intégralement servi en HTTPS. Les pièces sont stockées dans un espace privé, hors de la médiathèque publique, et ne sont accessibles que par lien contrôlé. L’accès au suivi de votre commande suppose le lien reçu par courriel et l’adresse électronique associée au dossier. Les espaces d’administration et l’espace notaire sont protégés par authentification.
Prospection et démarchage
Nous n’utilisons vos coordonnées que pour traiter votre demande. Nous ne vous adressons aucune sollicitation commerciale par téléphone, SMS ou WhatsApp. Si vous ne souhaitez pas être démarché par téléphone par d’autres entreprises, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition Bloctel (bloctel.gouv.fr).
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, ainsi que d’un droit à la portabilité de vos données. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait auparavant.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@sesadoc.com. Nous répondons dans un délai d’un mois. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur cnil.fr.
Cookies
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