Ces pièces permettent au notaire de vérifier qui signe, ce qui est loué et à quelles conditions, avant la rédaction du bail notarié. Un dossier complet dès le départ est la meilleure garantie d’un contrat de location signé dans les délais prévus.
Côté propriétaire bailleur
- Pièce d’identité de chaque propriétaire, et justificatif de domicile.
- Justificatif de propriété : titre de propriété ou attestation du notaire qui a reçu l’acquisition.
- Si le bien appartient à une société (SCI, SARL…) : extrait Kbis récent, statuts à jour et document qui autorise le gérant à signer.
- En indivision ou en démembrement : l’accord de tous les indivisaires, ou de l’usufruitier et du nu-propriétaire selon les cas.
- En copropriété : les extraits du règlement de copropriété utiles au bail (destination de l’immeuble, parties communes).
Côté logement : le dossier de diagnostic technique
Pour un logement, la loi impose d’annexer au bail un dossier de diagnostic technique (article 3-3 de la loi du 6 juillet 1989). Il comprend, selon les cas :
| Diagnostic | Quand est-il exigé ? | Durée de validité |
|---|---|---|
| Diagnostic de performance énergétique (DPE) | Toujours | 10 ans |
| Constat de risque d’exposition au plomb (CREP) | Immeuble construit avant 1949 | 6 ans si du plomb est détecté, sans limite sinon |
| État de l’installation électrique | Installation de plus de 15 ans | 6 ans |
| État de l’installation de gaz | Installation de plus de 15 ans | 6 ans |
| État des risques | Commune concernée par un plan de prévention ou une zone à risque | Moins de 6 mois à la signature |
| Diagnostic bruit | Zone d’exposition au bruit d’un aéroport | — |
Le diagnostic amiante des parties privatives n’est pas annexé au bail : il doit être tenu à la disposition du locataire. La surface habitable, elle, n’est pas un diagnostic mais une mention obligatoire du bail.
Côté locataire
- Pièce d’identité de chaque locataire et, le cas échéant, de la caution.
- Les éléments utiles à l’acte : état civil, adresse actuelle, coordonnées.
- L’attestation d’assurance habitation, à remettre au plus tard à l’entrée dans les lieux.
Au stade de la candidature, la liste des pièces que le bailleur peut demander est fixée par décret et limitative. Exiger un document interdit (photo d’identité, relevé de compte, carte vitale, extrait de casier judiciaire…) expose à une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
Pour un bail commercial ou professionnel
- Extrait Kbis du preneur (ou justificatif d’inscription pour une profession libérale) et statuts de la société.
- Pièce d’identité du représentant légal et, s’il ne signe pas lui-même, le pouvoir de la personne qui signe.
- Description précise des locaux et de leur destination, extraits du règlement de copropriété si l’immeuble y est soumis.
- Diagnostics applicables au bâtiment : le notaire en arrête la liste selon les locaux et leur usage.
- Les éléments financiers convenus : loyer, indexation, charges et impôts refacturés, dépôt de garantie, garanties éventuelles.
Les annexes du bail d’habitation
Outre le dossier de diagnostic, sont joints au bail : la notice d’information sur les droits et obligations des parties, l’état des lieux d’entrée (établi à la remise des clés), et pour une location meublée, l’inventaire du mobilier. En copropriété, les extraits du règlement de copropriété concernant la jouissance des parties privatives et communes.
Une fois le dossier réuni, place à la signature du bail.
Questions fréquentes
Faut-il tout fournir au moment de la commande ?
Non. À la commande, vous décrivez seulement la location. Nous vous envoyons ensuite la liste précise des pièces pour votre situation, et nous les vérifions avant de transmettre le dossier au notaire.
Le notaire peut-il demander d’autres documents ?
Oui. Chaque étude a ses habitudes, et certaines situations appellent des pièces supplémentaires (succession en cours, démembrement de propriété, société étrangère…). Nous relayons ces demandes et vous indiquons exactement quoi fournir.
Mon DPE est classé G : puis-je louer ?
Pas pour une nouvelle location en résidence principale en France métropolitaine : depuis le 1er janvier 2025, un logement classé G ne répond plus au critère de décence énergétique. Le seuil s’étendra à la classe F en 2028 puis à la classe E en 2034.
À lire aussi
Informations générales, à jour à la date indiquée, qui ne remplacent pas le conseil d’un notaire ou d’un avocat sur votre situation. Sésadoc n’est pas un office notarial : les actes sont établis par des notaires, seuls habilités à le faire.